AI議事メモの担当者と期限、タスクに写す前に確認する3項目

AIが会議内容を整理しても、名前が出てきただけで担当者が決まったとは限りません。タスクに写す前に、元の発言と照らして「担当者・具体的な期限・完了条件」を確認しましょう。

MicrosoftのTeams公式ヘルプでも、AIによる振り返りは不正確または不完全になる可能性があると説明されています。整った文章でも、確認する材料として扱うのが出発点です。

まずは元の発言を残す

AIの箇条書きだけでなく、会議日と原文の位置をメモします。「佐藤さんの資料を参考に」という発言は、佐藤さんへの作業依頼とは別です。名前への言及と担当の決定を分けて読みます。録音や文字起こしを利用する際は、会議のルールと共有範囲も確認してください。

ここからは記入方法を示す架空例です。「来週共有できるといい」という発言なら、実施が決定したか、誰が担当するか、何日までかはまだ不明です。「担当はどなたでしょうか。期限を日付で確認できますか」と質問します。会議日だけを手掛かりに「来週」を勝手に締切日へ置き換えません。

「資料を共有する」でも、下書きか確定版か、ファイルか共有リンクかで作業は変わります。「何を、どこへ、どの状態で渡せば完了か」を確認します。回答がない項目は確認待ちのままにし、決定事項と混ぜないようにします。

担当者・期限・完了条件の回答がそろったら、確認日と版を添えて更新します。変更があれば旧内容を残し、どの回答で変えたかを記録します。提案、確認待ち、確定の3状態を分ければ、未決定の内容を作業予定へ混ぜにくくなります。

関連：AI下書きの納品前チェック納品前チェックの記事
出典：Microsoft「Recap in Microsoft Teams」 Microsoft公式ヘルプ
この記事はローカルAI（Ollama・qwen2.5:3b）の下書きをもとに、内容と表現を編集しています。