AIで作った文章や表を別の人へ渡すときは、成果物の版と保存先、未確認の事項、次に行う一手を先にまとめます。長い会話ログだけでは、どの案を採用し、どこまで確かめたかが受け手に伝わりにくいためです。まずは一枚の引継ぎカードを添える形から始められます。
1．成果物の場所と版を決める
「最新のファイル」ではなく、ファイル名・保存先・更新日時を記します。修正前の案も残すなら、採用する版を一つ指定してください。リンクを渡す前に、相手がそのファイルを開けるかを確認します。パスワードや個人情報を会話ログごと渡さず、共有してよい範囲に絞ることも大切です。
2．確認済みと未確認を分ける
AIが整えた文章でも、価格・日付・引用・数値などは元資料で確認します。Microsoftも生成AIの出力を人が確認して修正する使い方を案内しています。カードには「確認した資料」「確認日」「まだ確かめていない項目」を別々に記載。未確認の数字を、文章が自然だからという理由で確定扱いにしないようにします。
3．次に行う一手を具体化する
「続きをお願いします」より、「元資料の2ページ目と表の合計を照合し、合わなければ担当者へ確認」の方が再開地点を示せます。止める条件と質問先も一緒に書きます。これは受注や作業短縮を保証する方法ではなく、引継ぐ情報を整理するための形式です。
架空の練習例：案内文v2を共有フォルダへ保存。開催日は公式案内で確認済み、受付時間は未確認。次は主催者へ時間を問い合わせ、回答後にv3を作る。このように、成果物・根拠・残作業を短く並べると、引継ぎ内容を見直せます。
議事メモをタスクにする場合は、関連記事「AI議事メモの担当者と期限」も参考になります。
出典：Microsoft Learn「FAQs about AI capabilities in Dynamics 365」。
AI利用：ローカルAI（Ollama qwen2.5:3b）の下書きを、人が編集・確認して作成しました。
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