AIで予定変更のメールを下書きするときは、本文の時刻だけ直して終わりにせず、件名と末尾まで同じ予定を伝えているか確認します。変更前、変更後、まだ決まっていないことを分けてメモすると、照合する場所が見えます。
最初に、日付・時刻・場所・対象者・状態の欄を作り、確認済みの原資料から記入します。「15時にできるか相談中」と「15時へ変更が決定」は別です。候補のままの日時をAIの文章が確定扱いしていないか点検してください。
架空の練習例で、10月22日の打合せが14時から15時へ変更され、場所は会議室Aのままだとします。件名は開始変更と15時を示し、本文には「14時から15時へ変更」と書きます。末尾に「14時にお越しください」が残っていれば、本文中に新しい時刻があっても修正が必要です。
延期して次の日が未定の場合は、新しい日付を創作しません。「次回日程は未定」と、決まっている次の連絡方法を記します。回答を求める事情がないのに、本日中の返信期限を付けないようにしましょう。
中止と延期も分けます。中止が決定し振替予定がない連絡を、「日程変更」「別日をご案内」と書けば意味が変わります。費用や返金の約束も、元資料がないまま足さず担当者へ確認してください。これは一般的な連絡下書きの整理で、条件の決定を代行するものではありません。
GOV.UKのメール作成ガイドも、用件に合う件名、最初の重要情報、相手に必要な行動と期限を明確にする基本を案内しています。最後に件名、本文冒頭、変更の説明、末尾を順に読み、古い日時と未確認の約束が残っていないか照合します。送信先と実際の決定内容は担当者が確かめてから連絡しましょう。
AI利用表記：元稿はローカルAI（Ollama / qwen2.5:3b）で生成し、不要な緊急表現と根拠のない期限を編集しました。架空例と画像は独自に構成しています。
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