AIで表の重複を探す前に｜行の意味とキー列をそろえる

AIに「表の重複を消して」と頼む前に、一行の意味と、同じ対象かを照合する列を決めましょう。同じ名前が並んでいても、必要な別の取引や別の色の商品かもしれません。

原本を残して候補を見る

Microsoft公式サポートでは、重複のフィルターと削除の違いが説明され、削除前のコピーが勧められています。まず作業用コピーを分け、削除せず候補と理由を出すところから始めます。

在庫一覧なのか、入出庫履歴なのかで判断条件は変わります。一行が「ある日の商品と色ごとの在庫」なら、商品コードと色を組み合わせて照合する、といったルールを用意します。表ごとに確認する条件で、万能なキーはありません。

以下は判定方法を示す架空例です。A01・青・数量2の行が二つ、A01・青・数量3の行が一つあるとします。前の二つは同内容の候補ですが、同じキー内に数量の違いもあります。正しい値を確認せずに削除したり、2と3を足したりしないようにします。

A01でも色が赤なら、コードと色をキーにする今回のルールでは青とは別対象です。コードが空欄の行は、色や数量が似ていても別行から推測して埋めず、確認待ちへ回します。記号や先頭ゼロなどの表記も勝手に変えません。

候補には元の行番号、一致した列、違う値、判断理由を残します。AIへの指示は「削除せず候補を分類」とし、採用する値や統合の判断は確認台帳で分けます。処理後は元の各行がどこへ行ったか、行数の増減に理由があるかを点検しましょう。入力するデータの利用許可と機密の扱いも確認します。

キー設計票・架空6行・変更台帳はnote実用版（500円）の無料見本で内容を確認できます。

AI利用：草稿にOllama qwen2.5:3bを使用し、キー列の説明と反復を編集しました。図は独自コード描画です。